Privacyreglement Leerwerkbedrijf Oostereiland
In dit privacyreglement lees je alles over de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee omgegaan wordt. Zo wordt uitgelegd waar jouw gegevens opgeslagen liggen en voor welke doelen jouw gegevens opgeslagen worden. Daarnaast vind je hier ook al jouw rechten met betrekking tot jouw gegevens en hoe je gebruik kunt maken van die rechten. De privacyverklaring zal soms gewijzigd worden door bijvoorbeeld wetswijzigingen. Het is daarom raadzaam de verklaring af en toe te bekijken.
- Inleiding
Je leest op dit moment het privacyreglement van Leerwerkbedrijf Oostereiland (LWBO). Het LWBO is een nautisch leerwerkbedrijf waar mensen met een arbeidsbeperking werken.
Er zijn situaties waarin jouw gegevens door het LWBO verzameld worden. Het is daarom goed dat jij weet wat daarmee gedaan wordt en hoe je jouw wensen rondom jouw gegevens kan aangeven. Daarover gaat deze verklaring. Als jij je niet prettig voelt omtrent het gebruik van jouw gegevens door het LWBO, neem dan gerust contact op met lwbohoorn@gmail.com.
- Doel van gegevensverzameling
Er wordt bij het LWBO voor een aantal verschillende doelen persoonsgegevens verzameld. Deze doelen worden hier toegelicht.
A. Nieuwsbrieven/mailings
Het LWBO verstuurt een aantal keer per jaar een nieuwsbrief. Ook sturen we met kerstmis een kerstkaart. Dat doen we via de email, naar alle relaties. We houden een bestand van namen en emailadressen van relaties bij. Deze relaties zijn bijvoorbeeld professionals die soms deelnemers plaatsen bij het LWBO, instanties waarmee we samenwerken, vrienden, vrijwilligers, mensen die wel eens een klus voor het LWBO doen etc.
Dit bestand wordt alleen voor dit doeleinde gebruikt. Als je weleens email van LWBO ontvangt en dat niet meer wilt, laat dit dan weten via lwbohoorn@gmail.com, waarna je binnen een week uit dit bestand uitgeschreven wordt.
B. Deelnemersgegevens
Om je de juiste zorg te kunnen bieden en goed af te kunnen stemmen op jouw wensen en behoeften, is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken.
Daarnaast moeten wij ons ook aan wettelijke verplichtingen houden en ons verantwoorden over de zorg die wij bieden. Denk bijvoorbeeld aan de belastingdienst, toezichthouders, de branchevereniging en gemeenten.
Ons streven is om alleen de informatie te verwerken die aansluit op het verlenen van de juiste ondersteuning en begeleiding.
Bij het verwerken van je persoonsgegevens gaat het om persoonsgegevens die nodig zijn voor
- de aanmelding (aanmelding en intakegegevens)
- het begeleidingsplan en de totstandkoming daarvan.
- de afstemming van de hulp met betrokken professionals.
- de voortgang (rapportage)
- de evaluatie (evaluatie begeleidingsplan en hulpverlening)
- beëindiging van de hulpverlening (overdrachtgegevens, afmelden)
Voorbeelden van persoonsgegevens die het LWBO verwerkt zijn;
- ‘gewone’ persoonsgegevens zoals bijvoorbeeld; naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres (contactgegevens).
- het BSN voor de zorgleveringsovereenkomst en voor onze wettelijke administratie (belastingdienst). Bij de intake controleren wij je identiteit door een keer naar je ID te vragen.
- ‘bijzondere’ persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het ondersteuningsplan (diagnose, medicatie etc.) of wanneer dit een aandachtspunt is in de risico-inventarisatie (middelengebruik, justitie, seksualiteit, etc.)
- Hoe komen wij aan de gegevens?
Bij het LWBO gaat het verzamelen van de gegevens meestal op de volgende manier:
Er wordt contact met ons opgenomen door ouders of hulpverleners die betrokken zijn bij iemand die mogelijk deelnemer wil worden bij het LWBO. We spreken af of je een dagje mee wilt draaien. Meestal is het dan nodig dat we je adres weten, je telefoonnummer, en de contactgegevens van een contactpersoon. We moeten je misschien een keertje thuis ophalen, en na afloop willen we graag aan iemand laten weten hoe de kennismaking verlopen is.
Als na de eerste kennismaking samen besloten wordt dat je het een tijdje gaat proberen als deelnemer bij het LWBO, hebben we meer gegevens van je nodig.
De gegevens die we van je nodig hebben om de zorg goed te kunnen verlenen, worden bijgehouden in het online zorgadministratie systeem Zilliz. Iedereen die in Zilliz wil werken, moet inloggen in een eigen gebruikersomgeving, met een gebruikersnaam en een wachtwoord die voor iedereen verschillen. Alleen Perdita bij ’t Vuur als coördinerend cliëntbegeleider kan deelnemersgegevens invullen en aanpassen in Zilliz. De overige werknemers kunnen wel werkplannen en intake-formulieren in Zilliz zetten. Als deelnemer geef je zelf met je handtekening toestemming voor de inhoud van deze formulieren, dus we doen niets buiten jouw medeweten om. Je kunt ook zelf aangeven of je wel of niet deze gegevens wilt laten delen, en met wie. Soms is het bijvoorbeeld handig om gegevens van de deelnemer te delen met een andere instantie, maar dat mag dus alleen als jij (of degene die voor jou verantwoordelijk is) toestemming geeft.
Als we de gegevens delen, doen we dat via een beveiligde e-mail omgeving waar alleen instanties in de zorg gebruik van maken, via ‘Zorgring’.
- Bewaartermijnen gegevens
Het LWBO bewaart jouw gegevens voor langere tijd. We zullen echter nooit de gegevens langer dan de wettelijk vastgestelde termijn bewaren.
5. Beveiliging
Wij zorgen voor passende beveiliging van de persoonsgegevens die wij hebben ontvangen en verwerken. Dit in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.
- Jouw rechten
Jij, of je vertegenwoordiger, hebben altijd recht om te zien welke gegevens we van je bijhouden. Jij of je vertegenwoordiger mogen ook verzoeken om gegevens recht te zetten, als die bijvoorbeeld niet kloppen.
Je kunt ook altijd vragen of wij al je gegevens willen overdragen naar bijvoorbeeld een volgende instantie die zorg aan jou gaat verlenen.
Als je niet wilt dat bepaalde gegevens bij het LWBO van jou vastgelegd zijn, kan je vragen deze te wissen. Dit kan natuurlijk wel gevolgen hebben voor het verlenen van goede zorg.
Als je gebruik wil maken van een van bovengenoemde rechten of bezwaar wil maken kun je contact opnemen met het LWBO via lwbohoorn@gmail.com.
Je kunt een klacht indienen bij de NL Autoriteit Persoonsgegevens, als je vindt dat het LWBO niet goed met je gegevens omgaat.